Bei der Prüfung Ihrer Amtsführung fragen Prüfer in der Regel auch nach Ihrer EDV, Ihren externen Dienstleistern und Ihrem System zur Konflikterkennung. Aufbau und Nummerierung der Fragebögen unterscheiden sich je nach Prüfer und Bundesland. Die folgenden Angaben sind deshalb nach Themen geordnet.
Externer Dienstleister: LawX GmbH, Berlin.
Speicherort und Unterauftragsverarbeiter: LawX nutzt für Hosting und Verarbeitung Ihrer Daten selbst Dienstleister, unter anderem Microsoft Azure. Welche Unterauftragsverarbeiter das sind und wo Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden, regelt der Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO.
Nebenakte oder Hilfsmittel: LawX wird als Hilfsmittel im Sinne von § 35 Abs. 2 Satz 2 BNotO eingesetzt. Voraussetzung ist, dass die führende elektronische Nebenakte regelmäßig, mindestens einmal pro Woche, in Ihrer Geschäftsstelle gespeichert wird. Siehe Wie sieht das Backup-Konzept von LawX aus? und Kann ich mit LawX die elektronische Nebenakte führen?.
Verschwiegenheitsvereinbarung und Auftragsverarbeitung: Die Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 26a Abs. 3 BNotO haben Sie bei Vertragsschluss per E-Mail erhalten; den Auftragsverarbeitungsvertrag finden Sie im Hilfecenter. Siehe Wo finde ich die Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 26a BNotO und den Auftragsverarbeitungsvertrag?.
Verarbeitungsverzeichnis und Datenschutzerklärung: Siehe Wie nehme ich LawX in mein Verarbeitungsverzeichnis und meine Datenschutzerklärung auf?.
Herstellerbescheinigung: Die Herstellerbescheinigung von LawX umfasst § 11 Abs. 1 und 2 DONot sowie § 6 Abs. 2 Satz 2 DONot. Sie haben sie zu Beginn der Zusammenarbeit per E-Mail erhalten. Siehe Hat LawX eine Herstellerbescheinigung gemäß DONot?.
System zur Konflikterkennung: LawX Conflict Check, zu finden unter Werkzeuge > Conflict Check. Den Prüfbericht können Sie dem jeweiligen Vorgang zuordnen und dort ablegen. Siehe Gibt es für den LawX Conflict Check eine Herstellerbescheinigung nach § 6 Abs. 2 DONot?.
Ausweiskopien nach dem GwG: Siehe Kann ich Ausweiskopien in LawX ablegen?.
Bitte prüfen Sie Ihre Angaben vor der Abgabe selbst; die berufsrechtliche Verantwortung für den Fragebogen liegt bei Ihnen.
Stichworte: Prüfung der Amtsführung, Notarprüfung, Amtsprüfung, Revision, Fragebogen, Generalakte, Unterauftragsverarbeiter